Mer. Apr 24th, 2024
lettura ottica

Per sistemi di lettura ottica si intendono tutti quei software che consentono la digitalizzazione di documenti e archivi solitamente in cartaceo, trasformando le informazioni in formato elettronico più comodo da gestire soprattutto quando parliamo di grandi moli di dati.

Un software di lettura ottica è un sistema che rileva in modo automatico dati su un supporto cartaceo e li converte in informazioni gestibili a livello informatico ovvero in informazioni in formato elettronico. L’ operazione nel complesso si può definire come digitalizzazione documentale.

In buona sostanza, un sistema di lettura ottica fa tutto quello che farebbe una risorsa con il ruolo di data entry (il quale trasferisce all’interno di un sistema informatico delle informazioni e documenti in cartaceo) ma fa questo ad una velocità costante e con maggior precisione.

Questa operazione apparentemente banale assume un carattere di complessità che soltanto alcuni programmi sono in grado di eseguire correttamente.

Le fasi di digitalizzazione di un documento

Si effettua la scansione del documento in cartaceo o digitale, il quale viene riconosciuto come una immagine e quindi con dei dati inizialmente non facilmente manipolabili.

Si individua nell’immagine quelli che sono dei caratteri alfanumerici che possono dunque essere tradotti in informazioni in formato binario o elettronico. Si rileva effettivamente di quale tipologia di caratteri si tratti.

Si traduce il carattere alfanumerico nel corrispettivo digitale (questa è l’operazione di digitalizzazione informatica)

Si importano quindi i dati su un nuovo supporto informatico per renderli fruibili all’utente.

I documenti cartacei in un’azienda (che sia pubblica o privata) si trovano in quantità numericamente molto rilevanti e spesso anche la voluminosità degli stessi non è trascurabile.

La maggior parte dei processi aziendali comporta l’apertura di pratiche che sono formate da informazioni personali dei clienti ma anche da numerosi e corposi allegati.

Tutta questa mole di dati deve essere convertita in formato digitale se non è stato fatto preventivamente e con una percentuale di errore minima e possibilmente con un tempo di esecuzione che sia il più basso possibile.

Ai documenti puramente cartacei vanno aggiunti anche quelli che ci giungono in formato digitale ma non modificabile come documenti contabili ed immagini.

La documentazione presente in azienda (cartacea o digitale ma non direttamente manipolabile) nasce con lo scopo di trasmettere e trasferire dei dati da un utente ad un altro.

Acquisire questi dati da parte di una risorsa umana diventa difficoltoso ed antieconomico.

Per un essere umano diventa una mansione alienante e faticosa e priva di soddisfazioni.

Essa richiede concentrazione e rispetto dei tempi ed anche se il compito viene affidato ad una persona competente, seria e professionale possono risultare degli errori ed inoltre possono essere richiesti dei tempi comunque lunghi se la mole di dati è cospicua ed inoltre nel caso si tratti di dati concettualmente complicati potrebbe essere necessario uno sforzo mentale notevole.

È antieconomica, perché utilizzare una risorsa per un lavoro del genere comporta comunque dei costi rilevanti.

I software di lettura ottica, invece, consentono di minimizzare i tempi di inserimento dei dati, di lavorare contemporaneamente su più documenti digitali, (cosa che un umano non potrebbe fare), e dunque di inserire enormi quantità di dati in tempi ristrettissimi, con una conseguente riduzione dei costi.

I sistemi di lettura ottica, per loro natura, pur non essendo completamente infallibili non vengono compromessi da motivi di stanchezza o distrazione da parte dell’operatore.

La digitalizzazione consente di riutilizzare inoltre i dati in maniera proficua perchè una volta inseriti per la prima volta all’interno del sistema informatico sono poi facilmente manipolabili e disponibili per il trasferimento ad altri utenti.

Come funzionano i sistemi di lettura ottica

La digitalizzazione dei dati in cartaceo avviene su quattro tipologie degli stessi ben delineate:

Caratteri alfanumerici stampati (come quelli elaborati da una stampante)

Caratteri alfanumerici manoscritti (come quelli inseriti direttamente tramite compilazione a mano ad esempio con una penna)

Marcature, (come i segni presenti nei quiz a risposta multipla)

Codici a barre (usati nella prezzatura degli articoli o nei QR Code)

Il software di lettura ottica deve essere quindi in grado di interpretare la tipologia del carattere a seconda della sua categorizzazione e quindi di lavorarlo nella maniera opportuna per inserirlo all’interno del sistema informatico di destinazione.

Ci saranno dunque delle parti di programma che effettueranno una lettura ottica OCR, per riconoscere i caratteri stampati, ICR per quelli manoscritti, OMR per gestire le marcature e i segni scuri e BCR per interpretare i codici a barre in linea o su più dimensioni

Il software dunque analizza in primis i dati per capire di quale tipologia si tratti e poi li traduce e li digitalizza con un’affidabilità molto superiore rispetto a quello di una risorsa umana.

Abbiamo detto che i sistemi di lettura ottica non sono per natura infallibili ed hanno delle percentuali di errore ma esse sono comunque sono sempre più basse rispetto a quelle dove è presente l’intervento umano.

I sistemi di lettura ottica garantiscono un affidabilità comunque vicino al 100% ed una considerevole riduzione dei costi.